Secretária Organizacional – Garantindo Eficiência e Excelência

Você é uma pessoa organizada, proativa e com habilidades excepcionais de comunicação? Gosta de trabalhar em um ambiente dinâmico onde suas habilidades são fundamentais para o sucesso geral da empresa? Se sim, temos uma oportunidade emocionante para você se juntar à nossa equipe como Secretária Organizacional.

Sobre Nossa Empresa:

Somos uma empresa líder no setor de tecnologia, especializada no desenvolvimento de soluções inovadoras para atender às necessidades do mercado atual. Com uma equipe altamente capacitada e uma cultura que valoriza o trabalho em equipe e a inovação, estamos constantemente buscando excelência em tudo o que fazemos.

Descrição da Função:

Como Secretária Organizacional, você será a peça-chave para garantir o bom funcionamento das operações diárias do escritório. Sua capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e de ser um elo de ligação entre diferentes departamentos será fundamental para aprimorar a eficiência e a produtividade. Você trabalhará em estreita colaboração com a equipe administrativa e relatará diretamente ao CEO.

Responsabilidades:

1. Gestão de Agenda: Agendar e coordenar reuniões, conferências e eventos importantes, garantindo a participação dos membros-chave da equipe.
2. Comunicação: Ser o ponto central de contato para comunicações internas e externas, garantindo que todas as mensagens sejam tratadas com prontidão e eficiência.
3. Arquivamento e Organização: Manter um sistema de arquivamento organizado para documentos físicos e eletrônicos, facilitando o acesso rápido e fácil.
4. Atendimento Telefônico: Gerenciar as chamadas telefônicas e direcioná-las para os departamentos apropriados ou fornecer informações quando necessário.
5. Recepção: Recepcionar visitantes e clientes com profissionalismo e cortesia, garantindo uma experiência positiva em nossa empresa.
6. Suprimentos e Estoques: Gerenciar os suprimentos de escritório, garantindo que os estoques sejam mantidos e reabastecidos conforme necessário.
7. Viagens e Hospedagem: Coordenar os itinerários de viagem, reservas de hotéis e outros arranjos para os funcionários que viajam a negócios.
8. Assistência Administrativa: Oferecer suporte administrativo em tarefas diversas, como preparar relatórios, apresentações e correspondências.
9. Confidencialidade: Manter a confidencialidade das informações da empresa e dos funcionários em todos os momentos.

 Secretária Executiva – Facilitando o Crescimento Organizacional

Estamos à procura de uma Secretária Executiva altamente organizada e orientada para os detalhes para se juntar à nossa equipe dinâmica. Você será a pessoa de confiança do nosso CEO e apoiará os executivos seniores para garantir que nossa empresa continue crescendo e prosperando.

Sobre Nossa Empresa:

Nossa empresa é uma líder inovadora no setor de consultoria financeira. Acreditamos na importância do desenvolvimento pessoal e profissional de nossos funcionários, e nosso ambiente de trabalho promove a colaboração e a criatividade.

Descrição da Função:

Como Secretária Executiva, você terá um papel crucial na otimização da eficiência do CEO e dos executivos seniores. Sua capacidade de manter a calma sob pressão, tomar decisões rápidas e lidar com informações confidenciais será essencial para o sucesso nesta função.

Responsabilidades:

1. Assessoria ao CEO: Oferecer suporte proativo ao CEO em todas as atividades diárias, gerenciando sua agenda, correspondências e chamadas telefônicas.
2. Coordenação de Reuniões: Organizar reuniões importantes, incluindo preparar a pauta, reservar salas e garantir que todas as partes relevantes estejam presentes.
3. Planejamento de Viagens: Organizar itinerários de viagens, reservas de voos, hotéis e traslados para o CEO e outros executivos.
4. Comunicação Estratégica: Redigir e revisar correspondências, comunicados à imprensa e outras comunicações importantes em nome da empresa.
5. Monitoramento de Projetos: Acompanhar o progresso de projetos específicos e garantir que os prazos sejam cumpridos.
6. Gestão de Informações Confidenciais: Manter a confidencialidade das informações sensíveis da empresa e tomar medidas adequadas para proteger os dados.
7. Supervisão de Equipe Administrativa: Coordenar e supervisionar a equipe de secretariado/administrativa para garantir um funcionamento eficiente do escritório.
8. Preparação de Relatórios: Auxiliar na preparação de relatórios financeiros, apresentações e outros documentos importantes.
9. Organização de Eventos: Apoiar a organização de eventos corporativos, incluindo conferências e atividades de networking.

Secretária Bilíngue – Conectando Culturas e Expandindo Fronteiras

Estamos buscando uma Secretária Bilíngue experiente e altamente motivada para fazer parte de nossa equipe global. Como Secretária Bilíngue, você será responsável por facilitar a comunicação entre a empresa e nossos parceiros internacionais, bem como apoiar as operações diárias do escritório.

Sobre Nossa Empresa:

Somos uma empresa líder no setor de exportação de produtos agrícolas, atendendo a clientes em diversos países. Nossa cultura diversificada e inclusiva permite que nossos funcionários se desenvolvam profissionalmente e prosperem em um ambiente de trabalho colaborativo.

Descrição da Função:

Como Secretária Bilíngue, suas habilidades linguísticas e conhecimentos culturais serão uma vantagem significativa para estabelecer conexões sólidas com nossos parceiros internacionais e promover o crescimento de nossa empresa além das fronteiras.

Responsabilidades:

1. Comunicação Internacional: Facilitar a comunicação entre nossos clientes, parceiros e funcionários de diferentes países, garantindo que as mensagens sejam compreendidas com precisão.
2. Tradução de Documentos: Traduzir documentos e correspondências entre o português e o idioma estrangeiro relevante.
3. Reuniões Multilíngues: Participar de reuniões e conferências com parceiros internacionais para garantir uma comunicação clara e eficiente.
4. Planejamento Logístico: Coordenar as atividades logísticas relacionadas a viagens internacionais, como vistos, passagens aéreas e acomodações.
5. Conhecimento Cultural: Fornecer informações e insights culturais relevantes aos funcionários, ajudando-os a navegar nas diferenças culturais nos negócios internacionais.
6. Organização de Eventos Internacionais: Apoiar a organização de eventos, feiras comerciais e visitas de clientes em outros países.
7. Gestão de Agenda Global: Gerenciar as agendas dos executivos em diferentes fusos horários, garantindo que os compromissos sejam coordenados de forma eficaz.
8. Assistência Administrativa Geral: Oferecer suporte administrativo em diversas tarefas, como arquivamento de documentos, preparação de relatórios e outras demandas diárias.

Requisitos:

• Ensino Superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração ou áreas relacionadas.
• Fluência em português e inglês (escrita e fala). Domínio de outros idiomas é uma vantagem adicional.
• Habilidades avançadas de comunicação oral e escrita.
• Excelente capacidade de organização e gerenciamento de tempo.
• Conhecimentos em informática, incluindo pacote Office e sistemas de gestão de documentos.

Conclusão:

Se você deseja fazer parte de uma equipe dinâmica, com oportunidades de crescimento profissional e desafios estimulantes, esta vaga de Secretária é perfeita para você. Esperamos receber seu currículo e descobrir como suas habilidades e experiência podem contribuir para o nosso sucesso contínuo.

Contato : grupoempregos46@gmail.com